Rapport de stage BTS CGO

Sujet du devoir

Bonjour ,

voilà je rédige mon rapport de stage mais mon professeur veut que je dévellope plus cette partie mais je vois pas comment faire alors si vous pouvez m'aider merci voilà ce que j'ai fais :

Où j'en suis dans mon devoir

1- La saisie des factures fournisseurs
Avant la saisie des factures, je devais vérifier sur le document :
 le nom du destinataire

Ensuite, je devais remplir le bon d’imputation que j’ai re-modifié selon les besoins constatés. Sur ce bon d’imputation, je devais seulement remplir le numéro d’enregistrement, la date de facture, la date d’échéance ainsi que le montant HT de la prestation. Toutes les autres informations (le nom du fournisseur, le mode de règlement, les imputations comptables…) se renseignaient automatiquement à partir des fonctions « recherchev » mises en place. Quant aux montants de la TVA et du TTC, ils se mettaient automatiquement à partir de formules de calculs.

Enfin, j’ouvrais le logiciel de SAGE100 COMPTA en indiquant un nom d’utilisateur, mon mot de passe, la mention « CAJP » qui indique que l’on souhaite saisir dans un journal, la mention « 43 » qui
correspond au journal des frais généraux.

Exemple d’écriture :
N° compte Cpte tiers Code gestion Code rubrique Libellé Débit Crédit
606102 FFE0188 204027 6012 E.D.F 1290
445662 FFE0188 E.D.F 252.84
- FFE0188 E.D.F 1542.84

Les factures sont donc mises à la signature au responsable du service concerné par la facture mais aussi au chef d’établissement.

Une fois, les factures signées, on s’assure que le responsable du service a fourni le bon de commande ainsi que le bon de livraison. Puis, elles sont rangées dans des classeurs en attendant d’être débloquées et réglées par virement.

2- Le règlement des factures
A la date fixée par le planning des échéances, les factures sont débloquées afin que le virement soit effectué.
J’ouvrais le logiciel SAGE100 COMPTA, j’allais dans le compte fournisseur en utilisant « CIEX » puis je débloquais les factures concernées en portant la mention « O » dans « BON A PAYER ».

3- Le classement des factures
En ce qui concerne les factures réglées, je les classais directement dans les classeurs après avoir saisi dans le tableau de suivi les factures comprenant de la TVA sur encaissements (compte 445661).

4- Le lettrage des comptes clients
A chaque règlement effectué par chèque ou par lettre de change, je devais lettrer le montant de la ou les factures avec le montant du règlement dans le logiciel SAGE100 COMPTA (dans le journal 20 pour les remises de chèques et dans le journal 50 pour les remises d’effets).
Ce contrôle nous permet de détecter les relances clients à effectuer.
De ce fait, nous pouvons soit appeler le client afin de connaître le motif du non-règlement (facture mise en litige, facture non traitée, règlement non parvenu), soit lui envoyer une lettre de relance.

5- La gestion des relances clients
Il arrive que des factures arrivant à terme n’aient pas été réglées.
Pour cela, nous demandons, sur le logiciel SAGE100 COMPTA, une « situ » qui nous permettait de pointer les clients n’ayant pas fait leur règlement à temps. Ce travail préparatoire nous permettait ensuite d’effectuer les relances des factures non réglées à la date du jour.
Les relances se présentaient sous deux formes : soit par des relances téléphoniques, soit par des courriers de relance.

Problème rencontré : de nombreuses relances étaient effectuées alors que le courrier et le règlement se croisaient.
logiciel IDEP/CN8 qui est un outil mis à notre disposition par la douane.

Problèmes rencontrés : - par rapport au numéro de nomenclature car nous n’avons pas l’article sous la main. Il est donc difficile de trouver le code précis concernant la qualité, la quantité… (Ex : pour le riz s’agit-il d’un riz à grains longs, grains moyens…),
- par rapport au poids car celui-ci n’est pas toujours noté (ex : les boîtes de coton tige).

Contraintes : - il y a des dates à respecter selon un calendrier que l’on obtient en début d’année. En cas de retard, des pénalités s’appliquent.
- il y a un contrôle des douanes qui se fait sur trois ans ; la douane demande toutes les copies des factures et des états de réception d’une filière ou alors demande des factures à partir d’un code de nomenclature.