analyse critique de processus

L’audit de la SAGRI
« La Jument Bleue » société de développement rural, subventionne des innovations agricoles issues des coopératives
du Grand arc Atlantique. Le président de cette société juge que les décisions de subvention sont trop longues à se
concrétiser. Certaines innovations doivent se mettre en place à la bonne saison et il faut être rapide. Entre la saisine du
délégué départemental (18 délégations) et le versement d’une subvention, il se passerait souvent 2 mois. Il
commandite donc une étude à la SAGRI.
Vous trouverez ci-dessous les entretiens réalisés par la Société des agronomes indépendants (SAGRI). A partir de ces
éléments, vous :
1- Élaborez l'organigramme de la société et envisagez ses conséquences, en particulier en ce qui concerne la prise
de décision.

 
2- Réalisez le schéma de processus entre le moment où le Délégué départemental de la Vendée, où s’est réalisé
l’audit de la SAGRI, accepte le projet et le moment où il verse la subvention au partenaire

;
3- Effectuez une critique structurée du processus en vous appuyant sur les outils présentés en cours ;

4- Construisez deux solutions, en examinant une solution à organisation inchangée, et une solution remettant en cause
le degré actuel de centralisation (ou de décentralisation). Vous préciserez les avantages et les limites de chacune des
deux solutions. Votre réponse pourra être de l’ordre d’une dizaine de lignes .
Note : tous les délais évoqués ont été vérifiés par la SAGRI au vu des documents de gestion
Question de cours (vous pouvez illustrer votre réponse à partir du cas SAGRI)

5- Quelle est l’utilité et les étapes d’élaboration d’un planning Gantt ?

Questions de SAGRI
1) au Délégué DÉPARTEMENTAL de Vendée
SAGRI : Quelle est la durée totale de la procédure ?
Le délégué départemental Vendée : 8 jours en moyenne entre le moment où nous recevons l'ordre de payer et le
moment ou les sommes sont versées à la coopérative.
SAGRI : quels sont les services qui interviennent ?
DD Vendée : moi-même ou un chargé d’étude, pour détecter le projet et proposer son financement au siège, et mon
comptable pour le paiement. Au siège de la Jument Bleue, le Service Etude porte un jugement sur la viabilité du
projet, et le contrôle de gestion, qui porte un jugement sur l’opportunité de subventionner, pour garantir un équilibre
entre les différents projets. Ensuite prend la décision de nous financer le projet ou non.
SAGRI : Quand intervenez-vous dans la procédure ?
DD Vendée : au début : quand nous avons mis au point un dossier de subvention avec un partenaire, nous alimentons
notre fichier, puis le dossier avec notre avis est adressé au responsable du Service Etudes.
A la fin de la procédure, quand nous recevons l’avis d’accord, nous préparons le versement. Quelques jours plus tard,
nous recevons le virement et nous faisons alors nous même un virement du même montant à la coopérative
SAGRI : Vous ne disposez pas de l’intégralité de votre budget en début d’année ?
DD Vendée : Non. C’est voulu. Le Président veut s’assurer qu’il n’y a pas de déséquilibre global dans notre politique.
Par exemple, tous les délégués départementaux pourraient financer en même temps des élevages de poulet, ce qui
déséquilibrerait la filière. Il y a des cycles en agriculture, comme vous savez.
au comptable de la délégation départementale de Vendée
SAGRI : Comment intervenez-vous dans la procédure ?
Le Comptable de la DD : quand nous recevons l’avis électronique du secrétariat, nous avertissons la coopérative et
nous saisissons les informations dans notre fichier. Quand nous recevons le virement, nous procédons à des
vérifications, nous validons les informations que nous avions saisies ; nous procédons à un versement bancaire. Cela
DSY006 - session 2 - 2013-2014 Conservatoire national des arts et métiers 3/3
représente 8 jours montre en main, délais bancaires compris, entre le moment où nous recevons le budget et le
moment où le compte de la coop est alimenté. C’est peut-être trop long, en effet.
au Chef du Service des Études de la Jument Bleue
SAGRI : Comment intervenez-vous dans la procédure ?
Le Chef du service études : entre le moment où nous recevons un dossier d’un délégué départemental et celui ou nous
transmettons le dossier avec notre avis au Contrôle de gestion, il se passe une semaine environ. Nous tenons un fichier
dès la réception du dossier et nous le mettons à jour dès réception de la décision du Président.
au Chef du Contrôle de Gestion de la Jument Bleue
SAGRI : Combien de temps dure la procédure ?
Réponse : quand nous recevons un dossier du service financier nous donnons notre avis au Président, en une semaine
environ. Ensuite, le secrétariat du Président nous transmet la décision de ce dernier, en général sous 8 jours, nous
saisissons les informations dans une base et nous envoyons le virement correspondant au délégué départemental, en
moyenne sous 8 jours. Nous tenons un fichier dès la réception du dossier et nous le mettons à jour dès réception de la
décision du Président.
au Président
Question : Comment intervenez-vous personnellement même dans les dossiers ?
C’est miraculeux. Tout le monde me dit qu’il travaille vite et je veux bien le croire. Et pourtant c’est quand même
long. Mon secrétariat reçoit un dossier de la part du contrôle de gestion, il prépare alors une feuille de décision. Le
dossier ne reste pas plus d’une semaine au secrétariat. Ensuite, je prend ma décision en général sous 8 jours. Je
transmets la décision à mon secrétariat qui fait le nécessaire. C’est tout.
au Secrétariat du Président
SAGRI : Pourquoi les délais de paiement sont-ils si longs ?
Réponse : Quand je reçois un dossier du contrôle de gestion, je prépare la décision du Président. Cela est fait en
général dans les 8 jours. Concrètement, Je saisis toutes les informations dans mon fichier de suivi, je fais une
extraction de ce fichier pour faire une fiche de synthèse sur l’ensemble des décisions déjà prises et je transmets au
Président
SAGRI : ensuite ?
Réponse : Ensuite le Président me transmet sa décision, en général dans la semaine qui suit. Sinon, je le relance. Dès
que j’ai la réponse, j’adresse un courrier électronique au service des études, au contrôle de gestion, et bien entendu à
l’échelon local. Je transmets ensuite le dossier au contrôle de gestion pour qu’il fasse le virement à l’échelon local
SAGRI : votre fichier, c’est un fichier pour l’ensemble de la Fondation ?
Réponse : non, chaque service a son fichier, pourquoi ?